RESUMEN
Se puede considerar al proceso administrativo como la herramienta que se aplica dentro de las organizaciones misma que provee una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos; la última etapa de dicho proceso es el control el cuál se encarga de comprobar que las acciones planificadas se están realizando y que no existen desviaciones a los objetivos o en su defecto, plantea medidas de corrección y/o mejora.
Toda organización cuenta con controles aún y cuando los mismos no sean formales ni se encuentren debidamente identificados; la no existencia de documentación de controles pertinente ocasiona que los administradores y gerentes no sepan encausar sus esfuerzos de supervisión en las actividades clave del proceso de negocio ni sean capaces de proponer correcciones a las posibles desviaciones a los objetivos.
Derivado de los puntos anteriores se entiende la pertinencia de este trabajo práctico cuyos 3 principales objetivos son ayudar a la administración de Yokohama Industries Américas de México (YIAM) a entender el flujo de operaciones actual del ciclo de Ingresos y Cuentas por Cobrar, identificar los controles existentes en dicho proceso y determinar las deficiencias en control interno para proponer mejoras.
Toda la información necesaria para la elaboración de este trabajo se obtuvo mediante el uso de técnicas cualitativas como lo son entrevistas con el personal de la compañía, inspección documental para obtención de evidencias, observación in situ del flujo de operaciones, análisis de organigramas, análisis de puestos y creación de un listado de controles/riesgos.
De acuerdo a la evidencia obtenida con las técnicas antes descritas se crea una propuesta de mejora que incluye: • La justificación, con base en las deficiencias o ausencias de controles, para la creación de un nuevo puesto de trabajo llamado “Analista de Cuentas por Cobrar” que sea responsable de actividades clave del proceso evaluado.
• Un nuevo modelo de organigrama que establece una mejor cadena de supervisión.
• Un flujograma de operaciones del proceso.
• Una descripción de puesto para el “Analista de Cuentas por Cobrar”.
Se espera que esta propuesta mejore significativamente y simplifique el flujo de la operación del proceso de Facturación y Cuentas por Cobrar además de que la documentación generada permitirá a la administración de la compañía realizar una adecuada supervisión de este proceso y dejar evidencia de ello.
ABSTRACT
We can consider the administrative process as the tool used in the organizations that provides a reasonable assurance that the objectives are achieved; the last stage of said process is the control which verifies that the planned actions are performed and that there are no deviations to the objectives or in case of failure, provides corrective or improvement measures.
All organizations have controls even if they are not formal nor properly identified; the absence of relevant documentation over controls causes the administrators and managers to fail to channel their surveillance efforts to the key business processes activities and makes them incapable of propose solutions to any possible deviations to the objectives.
Due to the previous justifications we can understand the relevance of this practical case which 3 principal objectives are to help Yokohama Industries Americas de Mexico (YIAM) upper management to understand the current operational workflow of the Invoicing & Accounts Receivable cycle, identify the existing controls of said process and determine any internal control deficiencies to propose improvements.
All needed information for this case was obtained using quantitative techniques like personal interviews with the company personnel, physical inspection of documentation to obtain evidences, on site observation of the operational workflow, organization chart analysis, job analysis and the creation of a control/risk matrix.
According to the evidence obtained using the described techniques an improvement proposal is created which includes:
• The substantiation, based on the lack of controls or its deficiencies, to create a new job called “Accounts Receivable Analyst” whose will be responsible of the key activities of the assessed process • A new organization chart which establish a new supervision chain
• An operational flow chart of the process
• A job description for the “Accounts Receivable Analyst” job
The prospect is that this proposal significantly improves and simplifies the operational flow of the Invoicing & Accounts Receivable process besides that the new documentation generated will allow the company management to perform an adequate supervision of said process and generate evidence of this.
